Ab 2025: Elektronische Kassensysteme müssen gemeldet werden
Zum Jahresbeginn 2025 tritt eine neue Verpflichtung für Unternehmen in Kraft, die digitale Kassentechnik verwenden. Ziel dieser Maßnahme ist es, der Finanzverwaltung einen umfassenden Überblick über verwendete Systeme zu ermöglichen – insbesondere in Bezug auf deren technische Ausstattung, Alter und Sicherheitsstandards. Grundlage für die Übermittlung der Informationen ist das Portal „Mein ELSTER“, das dafür eine eigens entwickelte Schnittstelle (ERiC) bereitstellt.
Wer ist betroffen?
Die Regel gilt für sämtliche elektronischen Erfassungssysteme mit technischer Sicherheitseinrichtung (TSE). Dazu zählen neben klassischen Kassenterminals auch Geräte wie Ladenwaagen mit integrierter Zahlungsfunktion. Entscheidend ist der Zeitpunkt der Anschaffung: Systeme, die bis einschließlich 30. Juni 2025 in Betrieb genommen oder gemietet wurden, müssen spätestens bis zum 31. Juli desselben Jahres registriert werden. Bei späterem Erwerb beträgt die Frist zur Mitteilung einen Monat.
Auch wenn mehrere Geräte miteinander vernetzt sind, ist für jede einzelne Einheit eine gesonderte Angabe erforderlich. Ausnahmen gelten nur für Bestandteile ohne Bezahlfunktion, wie etwa Bestellhandys. Wichtig ist dabei, dass alle betriebszugehörigen Systeme einer Niederlassung in einer gemeinsamen Meldung zusammengeführt werden.
Auch Änderungen müssen gemeldet werden
Nicht nur neu installierte Geräte unterliegen der Anzeigepflicht. Wird ein Kassensystem außer Dienst gestellt – sei es durch Ersatz, technische Defekte oder Verlust – muss dies ebenfalls dem zuständigen Finanzamt mitgeteilt werden. Auch hier beträgt die Frist für die Meldung vier Wochen.
Welche Informationen werden verlangt?
Für die Eintragung erforderlich sind Angaben zum Unternehmen (Name, Steuernummer), zur Art des genutzten Aufzeichnungssystems sowie zur verbauten Sicherheitseinrichtung. Ergänzt wird dies durch die Seriennummer, das Einführungsdatum und die Anzahl eingesetzter Geräte. Bei Abmeldungen kommen Zeitpunkt und Anlass der Stilllegung hinzu.
Frühzeitig planen lohnt sich
Um die gesetzlichen Vorgaben fristgerecht erfüllen zu können, sollten Betriebe rechtzeitig ihre Kassentechnik erfassen und alle nötigen Daten zusammentragen. Dies erleichtert nicht nur die spätere Eingabe ins ELSTER-System, sondern minimiert auch das Risiko von Versäumnissen und Nachfragen seitens der Behörde.
Sonderfälle: Fahrtenmesser und Taxameter
Die Meldepflicht betrifft auch elektronische Wegstreckenzähler sowie Taxameter, sofern diese mit TSE betrieben werden. Für ältere Modelle ohne entsprechende Technik greift eine Übergangsregelung bis Ende 2025. Zusätzlich zu den allgemeinen Angaben ist hier auch das Kennzeichen des Fahrzeugs, in dem das Gerät eingebaut ist, zu nennen.
Fazit
Die ab 2025 geltende Vorschrift bringt neue Anforderungen im Umgang mit digitalen Kassensystemen. Wer gut vorbereitet ist, notwendige Informationen strukturiert sammelt und die Meldefristen einhält, kann dem bürokratischen Aufwand gelassen entgegensehen und steuerliche Sicherheit gewährleisten.
